Chi
coinvolgere
Nel redigere il testo di una Social Media Policy che risulti costruita
a “regola d’arte” e, pertanto, sia chiara ed efficiente, è necessario coinvolgere tutti i rappresentanti dei
diversi dipartimenti aziendali, come
abbiamo visto nell’articolo "La Digital Transformation e le Risorse Umane".
Nella lista che ho redatto inserirei, a
questo punto del processo, anche il Responsabile
del Customer Service e del Management.
Non bisogna dimenticare poi il
coinvolgimento di un legale per
avere un parere da un punto di vista
giuridico sulla redazione del testo ed assicurarci che la nostra presenza online, ed in particolare sui
social media, sia perfettamente conforme
alle leggi in materia.
Perché tutto questo?
Per una presenza online efficace. Ma
anche per prevenire eventuali situazioni
di crisi e, nel caso si
presentassero, essere in grado di gestirle
correttamente.
Punti
da tener presente
Come abbiamo visto nell’articolo
precedente “Social HR: le potenzialità di Facebook” l’uso errato dei social
media da parte dei dipendenti,
sia che si tratti di un uso personale che di un uso richiesto da esigenze di
lavoro, può potenzialmente creare un rischio
per l’azienda.
Ecco allora alcuni aspetti da tener in
considerazione nel redigere una Social Media Policy.
Condotta del personale
Quando i dipendenti usano i social media
nella loro vita, cioè al di fuori dell’attività lavorativa, in che modo è
consentito loro parlare in merito della loro azienda, del loro capo e dei loro
colleghi?
Accesso
E’ consentito ai dipendenti usare i
social media per scopi personali quando sono al lavoro? Oppure lo possono fare
solo per ragioni inerenti la loro attività lavorativa?
Può fare qualcosa l’azienda per bloccare
l’intromissione di estranei nei propri social media?
Monitoraggio aziendale
L’azienda può monitorare le attività
social dei propri impiegati? Può il dipendente rivendicare la propria privacy?
E’ opportuno o, meglio ancora, necessario affidare questo monitoraggio ad una
società esterna?
Reclutamento ed assunzioni
Come abbiamo già accennato nell’articolo
precedente, può il responsabile delle HR verificare e monitorare i profili
social media del candidato prima del colloquio per avere una panoramica sul suo
background?
E’ meglio affidare quest’attività ad una
società esterna?
Procedure disciplinari
Come si deve comportare l’azienda quando
un dipendente disattende le policy? Come si fa ad essere sicuri che le regole
siano applicate costantemente a tutti?
Branding
Come assicurarsi che la presenza sui
social rimanga fedele agli standard di
branding e alla identità sviluppata dal reparto marketing?
Copyright
E’ importante conoscere le leggi sul
copyright per fare social media curation in modo corretto.
Per
concludere
Infine sarebbe senza dubbio auspicabile una
policy che preveda un periodo di training per i dipendenti, in modo che ne
conoscano il testo, i suoi contenuti, la normativa di riferimento e,
soprattutto, le finalità sottese che mirano a rendere più produttiva l’azienda
creando un clima sereno, collaborativo che, naturalmente, contribuirà a
migliorarne la reputazione all'esterno.
Qui di seguito i link agli articoli precedenti sull'argomento "Digital Transformation e Risorse Umane":
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